「OB訪問メールをどう送ればいいのかわからない」
「OB訪問の依頼メールで何に気をつければいいの？」
と疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか？
OB・OG訪問の相手は大学でつながりのある人や知り合いかもしれません。
しかし、知り合いといえども相手は社会人ですので、ビジネスマナーをわきまえて気を抜かず失礼のないように対応するようにしましょう。
ここでは、OB・OG訪問の「依頼メールを送る際に気をつけるべきこと」を紹介していきます。
例文も合わせて紹介するので「これからOB・OG訪問をする予定がある」という人はぜひ参考にしてみてください。
OB訪問の目的とは？
OB訪問の目的は、自分が志望している企業や業界に既に就職している大学の先輩などに直接会って業界の「リアル」な話を聞くことです。
会社説明会やセミナーよりもリアルで詳細な話が聞けるため就職活動の参考になるのはもちろんのこと「やっぱりこの業界は自分に向いてなさそうだな」ということも分かります。
自分にマッチする企業を見つけるためにも、OB訪問は積極的に行うようにしましょう。
OB訪問の依頼メールの書き方
OB訪問とはいえ相手は社会人です。メールを送る際もしっかりとビジネスマナーを意識するようにしましょう。
ここでは、OB訪問の依頼メールの書き方を項目別に紹介していきます。
宛先
できるだけ会社のHPなどを見たり、紹介されたメールアドレスをコピペします。自分で手打ちすると入力ミスのリスクがあるので注意するようにしましょう。
また、メールを打ち終えたら入力ミスがないか再度確認するようにしましょう。
件名
「OB・OG訪問のご依頼 ○○大学・○○○○」と一目見ただけで何の要件なのか分かるような件名をつけましょう。「大学名」と「名前」の記入漏れに注意します。
また、相手が男性だと事前に分かっている場合は「OB訪問」、女性だと分かっている場合は「OG訪問」と記入します。
もしも性別が不明の場合は「OB・OG訪問のご依頼」と入力するのも可です。
宛名
「株式会社○○」「部署名」「所属課名」「役職」「相手の名前」の順番で入力しましょう。
「○○部 △△課 課長補佐 □□様」とします。
社名や部名、氏名などを間違えるのは失礼にあたりますので、誤字脱字がないように、メールを全て書き終えた後に再度確認するようにしましょう。
本文
「こんにちは」もしくは「はじめまして」と「突然のご連絡失礼致します」、そして「○○大学△△学部□□学科に在籍中の●●と申します」と名乗ってから本題にうつります。
初回メールでは「はじめまして、突然のご連絡失礼致します」で問題ないですが、2回目以降のやりとりでは「お世話になっております/お世話になります」と書くようにしましょう。
その後はいよいよ本題に入ります。
「この度は○○さん（ゼミの教授、大学の就活支援課）にご紹介を頂き、OB・OG訪問のご依頼の連絡を差し上げました。」と「誰の紹介で知ったのか」を入れるようにしましょう。
その後、「現在就職活動をしていまして、貴社(の業界)に大変興味を持っております。よろしければ直接お会いしてお話を伺ってもよろしいでしょうか。」とストレートに用件だけを伝えるようにしましょう。
そして「お忙しいところ身勝手なお願いで大変恐縮ですが、ご検討頂けると幸いです。」と低姿勢かつ謙虚な気持ちで締めるようにしましょう。
署名
「名前」「大学名・学部名・学科名」「メールアドレス」「住所」「電話番号」を入力します。
署名欄は派手な記号で装飾する必要はありません。必要な情報だけを伝えられればOKです。
OB訪問のメールを送る際に気をつけること3つ
ここではOB訪問の依頼メールを送る際に注意することを紹介していきます。
メールを送る前に最低以下の3点は注意するようにしましょう。
メールの「件名」で用件を明確に
学生だとイメージできないかもしれませんが、社会人の方は毎日何十、何百通ものメールに対応しています。ですので、仕事とは関係のない「重要度」の低いメールと見なされると対応が後回しになってしまいます。そのため、できるだけ「件名」でどんな用件なのか一目でわかるようにしましょう。
前述しましたが「OB・OG訪問のご依頼/大学名・フルネーム」という件名をつけるようにしましょう。
件名が「こんにちは」や「はじめまして」だけだと、迷惑メールかと勘違いされてゴミ箱行きになってしまう可能性があります。
メールを送る時間帯に注意する
メールは時間を選ばずに遅れるという利点がありますが、一般常識として夜中のメールや朝早すぎるメールなどは控えるようにしましょう。
また、月曜日の午前中のメールは、週末に溜まったたくさんのメールを処理するのに忙しいこともあり、読んでもそのまま放置されてしまう恐れがあります。
そのため、「朝9時前」「夜9時以降」「月曜日の朝イチでのメール」は極力控えるようにしましょう。
誤字や脱字、不自然な改行に注意する
誤字や脱字、不自然な改行がないか今一度メールを見直してみましょう。
ただでさえ時間のない社会人、できるだけ誤字脱字、不自然な改行をなくして読みやすい文章を送ることが必要不可欠です。
特に「会社名」「相手の名前」などに間違いがないか念入りに確認するようにしましょう。
メールを送る際は少なくとも以上3つの点に注意して送ることを意識しましょう。
まとめ
OB・OG訪問は、就職にあたっての不安を払拭できるよい機会です。自分の希望する業界で働いている人の生の声を聞くことで、その業界の本当の側面が見えてくるはずです。
説明会では聞けない本音も聞くことができたりなど、本当に自分にあっている業種・会社なのかを見定めることができ、入社後のギャップも少なくなるでしょう。
ぜひ、OB・OG訪問を有効活用してみてください。
