電話での内定辞退の仕方と気をつけるべき6つのポイント

 

 

「内定をいくつかもらったがどう断ればいいのかわからない」

「そもそも内定辞退は電話がいいの?」

「電話で内定辞退する時に注意するべきことは?」

 

というお悩みを抱えている就活生も多いのではないでしょうか?

 

内定辞退は一般的に電話で行うことが多いです。

メールでは、誠意が伝わらない、相手が読んだかどうか分からないというデメリットがあり、直接訪問では企業の人の時間をとることになり失礼にあたるため、電話での内定辞退が主流となっています。

 

せっかく自分を採用してくれた企業に内定辞退の電話をするのは気が引けますが、

できるだけ相手の企業の方に失礼のないように心がけましょう。

 

この記事では電話での内定辞退の際に気をつけるべき6つのポイントと電話での内定辞退の例を紹介していきます。これから電話で内定辞退しようとしている方はぜひ参考にしてください。

 

電話での内定辞退の際に気をつけるべき6つのポイント

お互いができるだけ気持ちの良いやり取りができるように最低でも以下の6つのポイントに気をつけるようにしましょう。

 

内定辞退の電話は早くかける

内定辞退の電話はなるべく早くかけるようにしましょう。

「きちんと熟考してから内定辞退するか決めたい」という人もいるかもしれませんが、企業はあなたを採用したことによって採用活動を途中でストップしている可能性があります。

多大なコストをかけて採用活動を行ってくれた企業に最後まで気を遣い、できるだけ早く内定辞退の連絡をするようにしましょう。

 

内定辞退の電話をかけるべき時間帯

内定辞退の電話をする際は「始業時間」「お昼時」「終業間際」を避けてかけるようにしましょう。上記の時間帯は忙しくバタバタしています。

なので、会社の就業時間にもよりますが9:00〜18:00の場合は「9:30〜11:30」「13:30〜17:30」の間を見計らって電話をかけるようにしましょう。

 

相手の都合を確認する

電話が繋がったらまず名乗り、加えて「今お時間よろしいでしょうか?」と確認しましょう。

社会人になると上司や先輩、取引先に電話をかける機会が必然的に多くなり、その際は先に相手の都合を確認するのが常識となっています。

「電話に出るのは空いているということじゃないの?」と思うかもしれませんが礼儀として確認しておきましょう。

 

まず結論を先に述べる

電話がつながって一通り挨拶が済んだら、「内定辞退の旨」を先に伝えるようにしましょう。

せっかく自分に内定を出してくれた企業を断るのは忍びないですが、前置きが長くなると相手に「この子は一体何が言いたいんだ?」と苛つかせてしまうかもしれません。

内定辞退することは悪いことではありませんので、意思を強く持ち、先に結論(内定辞退)を伝えるようにしましょう。

 

内定辞退の理由はしっかりと伝える

内定辞退の旨を伝えた後、「よかったら他の会社を選んだ理由を教えてくれませんか?」と内定辞退の理由を詳しく聞かれるかもしれません。

「給料がいい」「知名度が高い」「規模が大きい」といった会社の基礎ステータスを比較するような理由は言わないようにしましょう。

「事業内容により興味があった」「志望業界を途中で変更した」「他の企業とご縁があった」など角が立たないような辞退理由を考えておきましょう。

 

電話と同時にメールも送る

電話で内定辞退の旨を伝えた後、再度メールでもお詫びするようにしましょう。

特に、志望度が高く面接時に「御社に必ず入ります」と言ってしまった人や、大学教授の推薦をもらっている人などは電話とあわせてメールでのお詫びをすることによって、周囲にも迷惑をかけずに円満に内定辞退をすることができます。

 

【例文あり】電話での内定辞退の仕方

それでは、以上の気をつけるべき6つのポイントを抑えた、実際の電話での内定辞退の例文を紹介していきます。

 

実際の例文)

あなた:お世話になっております。内定の通知をいただきました○○大学の○○○○と申します。

お忙しいところ恐縮なのですが、人事部新卒採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

 

担当者:お電話代わりました。□□です。

 

あなた:お世話になっております。○○大学の○○○○と申します。□□様、今お時間よろしいでしょうか?

 

担当者:はい。大丈夫です。

 

あなた:この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠に感謝いたします。

大変申し上げにくいことなのですが、熟考に熟考を重ねた結果、今回は御社よりいただきました内定を辞退させていただきたいと思い、ご連絡いたしました。

 

担当者:そうですか、残念ですが仕方ありませんね。差し支えなければ理由を伺ってもよろしいですか?

 

あなた:今回、御社の他に応募していた企業からも内定を頂きまして、自分の適性や得意不得意などを慎重に考えた結果、他の企業にご縁を感じ、このような決断を下しました。

 

担当者:なるほど、ご自身でしっかりと考えられたようなので、今回の内定辞退は残念ですが了解いたしました。

 

あなた:本来ならば、直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げました。 御社には多大なるご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ございません。

 

担当者:いえいえ、大丈夫ですよ。他の企業でも頑張ってくださいね!

 

あなた:ありがとうございます!本日は貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。

それでは、失礼いたします。

 

企業は人材の採用に多大なコストをかけています。内定辞退の電話をするのは心が痛むかもしれませんが、企業側の都合を考えて早めに連絡しましょう。ここで紹介した6つのポイントに気をつければ「実際の例」のようにお互い気持ち良くやり取りできる可能性を上げることができるので、ぜひ参考にしてください。